Organizacja wyjazdu grupowego do USA - 43 os.
[ZAKOŃCZONE]
W skład organizacji wchodzi:
I. USŁUGA TRANSPORTU, w tym:
1. Zapewnienie transportu (transferów) podczas całego czasu trwania misji, przejazdy uczestników misji na organizowane spot kania (autokar dostępny min. 8h każdego dnia), transfer na lotnisko i z lotniska oraz transferów Białystok- Warszawa- Białystok. W przypadku gdy wśród uczestników/czek będą osoby niepełnosprawne Wykonawca zapewni środki transportu przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
2. Zapewnienie przelotów na trasach: Warszawa – Orlando
Orlando – Warszawa
Z uwzględnieniem, że uczestnicy powinni przebywać 4 pełne dni w miejscu docelowym.
3. Oferent zapewni bilety lotnicze z możliwością zmiany terminów przelotów oraz danych uczestników misji, maksymalny czas trwania podróży max. 24 godz. w jedną stronę z dopuszczalną 1 przesiadką. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę uczestników misji nie później niż 14 d ni przed terminem misji. Bilety w klasie ekonomicznej, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać ba gaż podręczny oraz rejestrowany zgodnie z limitem danego przewoźnika, z którego usług będzie korzystać Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 5 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.
4. Zapewnienie transferu w Orlando – autobus z pilotem przez cały okres pobytu, pilot angielskojęzyczny znający topografię miejsca docelowego;
5. Opieka pilota (język angielski) ze znajomością topografii miejsca docelowe go (dostępny każdego dnia do odwołania)
II. USŁUGA NOCLEGU, w tym:
1. Zapewnienie i organizacja min. 5 noclegów w hotelach spełniającym standardy międzynarodowe -min. 3 gwiazdki po wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego w harmonogramie organizacji misji. W celu uzyskania akceptacji Zamawiającego, Wykonawca przedstawi 3 propozycje hoteli, spośród których Zamawiający wybierze miejsce zakwaterowania. Przewidujemy zakwaterowanie w pokojach 2-osobowych, jednak ze względu na zróżnicowanie uczestników (płeć) w przypadku wystąpienia nieparzystej liczby kobiet lub mężczyzn konieczne będzie zakwaterowanie w pokoju 1 bądź 3-osobowym.
2. Wyżywienie: śniadania w formie otwartego bufetu. Dodatkowo Wykonawca zorganizuje dwie kolacje/ bankiety biznesowe dla wszystkich Uczestników oraz gości biznesowych (łącznie maksymalnie 50 osób).
III. POZOSTAŁE, w tym:
1. Ubezpieczenie każdego z uczestników misji:
− ubezpieczenie kosztów leczenia (wartość ubezpieczenia min. 30 tys. EUR w Europie, min. 60 tys. EUR reszta świata);
− NNW (wartość ubezpieczenia min. 5 tys. EUR w Europie, min. 10 tys. EUR reszta świata); − OC (wartość ubezpieczenia min. 50 tys. EUR w Europie, min. 100 tys. EUR reszta świata);
− ubezpieczenia bagażu podróżnego (wartość ubezpieczenia min. 500 EUR w Europie, min. 1000
EUR reszta świata);
2. Zapewnienie archiwizacji wizyty klastra– zdjęcia (nie mniej niż 100 zdjęć)
ze wszystkich działań klastra podczas organizowanych spotkań w wersji i jakości umożliwiającej
ich przyszłe wykorzystanie w mediach i prasie (zdjęcia w plikach JPG).
3. Pomoc w wypełnieniu dokumentacji wizowej, organizacja wszelkich prawno-formalnych
dokumentacji związanych z uzyskaniem wizy i związanych z tym czynności, opłata wizowa
(jeśli dotyczy), koordynacja działań związanych z uzyskaniem przez uczestników misji ważnej
wizy uprawniającej do wjazdu na teren USA (jeśli dotyczy).
4. Organizacja spotkań biznes owych (min. 2 spotkania b2b i min. 2 wizyty studyjnych), w tym
z przedsiębiorcami bądź organizacjami pracodawców/przedsiębiorców w szczególności
z branży budowlanej lub lokalnymi uczelniami, min. 1 spotkanie w Polskiej placówce
dyplomatycznej, min. 1 wizyta studyjna w lokalnym przedsiębiorstwie z branży budowlanej.
5. Zapewnienie udziału w międzynarodowych Targach branży budowlanej IBS International
Builders Show Orlando wszystkim uczestnikom misji w charakterze zwiedzających, w jednym
z czterech dni targowych w okresie 09-11.01.2018r. wraz z zapewnieniem biletów wstępu na w/w
imprezę targową.
6. Przygotowanie broszur informacyjnych na temat rynku amerykańskiego. Broszury powinny zawierać podstawowe, praktyczne informacje na temat: przepisów wjazdowych i celnych, obowiązujących walut wraz z przelicznikiem, podstawowych przepisów prawnych, informacji nt. obowiązującej religii, obyczajów oraz ubioru. Dodatkowo, broszura powinna zawierać informacje nt.: współpracy gospodarczej Polski z danym krajem, specyfiki rynku, wymiany handlowej
ważne adresy i linki, adresy ambasad RP i placówek dyplomatycznych. Materiały powinny być przygotowane w języku polskim w wersji papierowej (każda broszura min. 10 stron) oraz elektronicznej.
7. Transport, spedycja i kolpor taż materiałów promocyjnych, reklamowych klastra przygotowanych bezpośrednio na misję oraz wszelkich materiałów o charakterze reklamowym i informacyjnym klastra i przedstawicieli firm uczestniczących w wyjeździe, potrzebnych do realizacji misji. Materiały (o wadze do 10 k g na każdą firmę uczestniczącą w wyjeździe) zostaną przekazane nie później niż na 7 dni przed planowanym wylotem. W ramach zadania wykona wca przetransportuje materiały z Polski do miejsca docelowego (miejsca zakwaterowania uczestników) oraz zapewni ich transport podczas trwania misji i ewentualnie z powrotem.
8. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do pisemnej akceptacji szczegółowy harmonogram organizacji misji określający m.in. terminy przejazdów i przelotów, rodzaje środków transportu, rodzaje i lokalizację hoteli, zasady kolportażu materiałów promocyjnych i reklamowych, planowane spotkania biznesowe nie później niż do 14 dni od daty podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany szczegółowego harmonogramu misji, w tym terminów przejazdów i prze lotów, miejsc, z zastrzeżeniem, że nie wpłynie to na zmianę kosztów organizacji misji. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia osoby odpowiedzialnej za:
• realizację misji podczas okresu trwania wyjazdu
• nadzór nad harmonogramem wyjazdu podczas organizacji wyjazdu jak i jego trwania wskazana przez Wykonawcę oso ba odpowiedzialna za wyżej wskazane działania , będzie towarzyszyć uczestnikom przez cały czas trwania misji.
9. Wykonawca najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia misji przekaże Zamawiającemu kompleksowe sprawozdanie z realizacji usługi potwierdzające prawidłowość wykonanych prac.
Czas trwania:
7 dni, w tym: min. 4 pełne dni po bytu w miejscu docelowym w okresie 09.01.2018r. do 12.01.2018r.
I. USŁUGA TRANSPORTU, w tym:
1. Zapewnienie transportu (transferów) podczas całego czasu trwania misji, przejazdy uczestników misji na organizowane spot kania (autokar dostępny min. 8h każdego dnia), transfer na lotnisko i z lotniska oraz transferów Białystok- Warszawa- Białystok. W przypadku gdy wśród uczestników/czek będą osoby niepełnosprawne Wykonawca zapewni środki transportu przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
2. Zapewnienie przelotów na trasach: Warszawa – Orlando
Orlando – Warszawa
Z uwzględnieniem, że uczestnicy powinni przebywać 4 pełne dni w miejscu docelowym.
3. Oferent zapewni bilety lotnicze z możliwością zmiany terminów przelotów oraz danych uczestników misji, maksymalny czas trwania podróży max. 24 godz. w jedną stronę z dopuszczalną 1 przesiadką. Zamawiający przedstawi Oferentowi ostateczną listę uczestników misji nie później niż 14 d ni przed terminem misji. Bilety w klasie ekonomicznej, cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę. Każdy z uczestników może zabrać ba gaż podręczny oraz rejestrowany zgodnie z limitem danego przewoźnika, z którego usług będzie korzystać Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany do zakupu i dostarczenia biletów w terminie do 5 dni poprzedzających planowany termin wylotu, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną.
4. Zapewnienie transferu w Orlando – autobus z pilotem przez cały okres pobytu, pilot angielskojęzyczny znający topografię miejsca docelowego;
5. Opieka pilota (język angielski) ze znajomością topografii miejsca docelowe go (dostępny każdego dnia do odwołania)
II. USŁUGA NOCLEGU, w tym:
1. Zapewnienie i organizacja min. 5 noclegów w hotelach spełniającym standardy międzynarodowe -min. 3 gwiazdki po wcześniejszej akceptacji przez Zamawiającego w harmonogramie organizacji misji. W celu uzyskania akceptacji Zamawiającego, Wykonawca przedstawi 3 propozycje hoteli, spośród których Zamawiający wybierze miejsce zakwaterowania. Przewidujemy zakwaterowanie w pokojach 2-osobowych, jednak ze względu na zróżnicowanie uczestników (płeć) w przypadku wystąpienia nieparzystej liczby kobiet lub mężczyzn konieczne będzie zakwaterowanie w pokoju 1 bądź 3-osobowym.
2. Wyżywienie: śniadania w formie otwartego bufetu. Dodatkowo Wykonawca zorganizuje dwie kolacje/ bankiety biznesowe dla wszystkich Uczestników oraz gości biznesowych (łącznie maksymalnie 50 osób).
III. POZOSTAŁE, w tym:
1. Ubezpieczenie każdego z uczestników misji:
− ubezpieczenie kosztów leczenia (wartość ubezpieczenia min. 30 tys. EUR w Europie, min. 60 tys. EUR reszta świata);
− NNW (wartość ubezpieczenia min. 5 tys. EUR w Europie, min. 10 tys. EUR reszta świata); − OC (wartość ubezpieczenia min. 50 tys. EUR w Europie, min. 100 tys. EUR reszta świata);
− ubezpieczenia bagażu podróżnego (wartość ubezpieczenia min. 500 EUR w Europie, min. 1000
EUR reszta świata);
2. Zapewnienie archiwizacji wizyty klastra– zdjęcia (nie mniej niż 100 zdjęć)
ze wszystkich działań klastra podczas organizowanych spotkań w wersji i jakości umożliwiającej
ich przyszłe wykorzystanie w mediach i prasie (zdjęcia w plikach JPG).
3. Pomoc w wypełnieniu dokumentacji wizowej, organizacja wszelkich prawno-formalnych
dokumentacji związanych z uzyskaniem wizy i związanych z tym czynności, opłata wizowa
(jeśli dotyczy), koordynacja działań związanych z uzyskaniem przez uczestników misji ważnej
wizy uprawniającej do wjazdu na teren USA (jeśli dotyczy).
4. Organizacja spotkań biznes owych (min. 2 spotkania b2b i min. 2 wizyty studyjnych), w tym
z przedsiębiorcami bądź organizacjami pracodawców/przedsiębiorców w szczególności
z branży budowlanej lub lokalnymi uczelniami, min. 1 spotkanie w Polskiej placówce
dyplomatycznej, min. 1 wizyta studyjna w lokalnym przedsiębiorstwie z branży budowlanej.
5. Zapewnienie udziału w międzynarodowych Targach branży budowlanej IBS International
Builders Show Orlando wszystkim uczestnikom misji w charakterze zwiedzających, w jednym
z czterech dni targowych w okresie 09-11.01.2018r. wraz z zapewnieniem biletów wstępu na w/w
imprezę targową.
6. Przygotowanie broszur informacyjnych na temat rynku amerykańskiego. Broszury powinny zawierać podstawowe, praktyczne informacje na temat: przepisów wjazdowych i celnych, obowiązujących walut wraz z przelicznikiem, podstawowych przepisów prawnych, informacji nt. obowiązującej religii, obyczajów oraz ubioru. Dodatkowo, broszura powinna zawierać informacje nt.: współpracy gospodarczej Polski z danym krajem, specyfiki rynku, wymiany handlowej
ważne adresy i linki, adresy ambasad RP i placówek dyplomatycznych. Materiały powinny być przygotowane w języku polskim w wersji papierowej (każda broszura min. 10 stron) oraz elektronicznej.
7. Transport, spedycja i kolpor taż materiałów promocyjnych, reklamowych klastra przygotowanych bezpośrednio na misję oraz wszelkich materiałów o charakterze reklamowym i informacyjnym klastra i przedstawicieli firm uczestniczących w wyjeździe, potrzebnych do realizacji misji. Materiały (o wadze do 10 k g na każdą firmę uczestniczącą w wyjeździe) zostaną przekazane nie później niż na 7 dni przed planowanym wylotem. W ramach zadania wykona wca przetransportuje materiały z Polski do miejsca docelowego (miejsca zakwaterowania uczestników) oraz zapewni ich transport podczas trwania misji i ewentualnie z powrotem.
8. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do pisemnej akceptacji szczegółowy harmonogram organizacji misji określający m.in. terminy przejazdów i przelotów, rodzaje środków transportu, rodzaje i lokalizację hoteli, zasady kolportażu materiałów promocyjnych i reklamowych, planowane spotkania biznesowe nie później niż do 14 dni od daty podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany szczegółowego harmonogramu misji, w tym terminów przejazdów i prze lotów, miejsc, z zastrzeżeniem, że nie wpłynie to na zmianę kosztów organizacji misji. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia osoby odpowiedzialnej za:
• realizację misji podczas okresu trwania wyjazdu
• nadzór nad harmonogramem wyjazdu podczas organizacji wyjazdu jak i jego trwania wskazana przez Wykonawcę oso ba odpowiedzialna za wyżej wskazane działania , będzie towarzyszyć uczestnikom przez cały czas trwania misji.
9. Wykonawca najpóźniej w terminie 7 dni od zakończenia misji przekaże Zamawiającemu kompleksowe sprawozdanie z realizacji usługi potwierdzające prawidłowość wykonanych prac.
Czas trwania:
7 dni, w tym: min. 4 pełne dni po bytu w miejscu docelowym w okresie 09.01.2018r. do 12.01.2018r.
